バックオフィス業務を委託するメリットは？デメリットやポイントもご紹介！
バックオフィス業務を外注するメリットは、どんなものがあるでしょうか？今までは、一般的な事務や一部業務のみの外部委託がメインでしたが、最近では、業務のプロセスを一括で担ってくれる企業も増えてきています。本記事では、バックオフィス業務を外部委託するメリット・デメリットや、委託する際のポイントをご紹介します。委託先業者の選び方も解説しますので、業者選びの参考にしてください。
バックオフィス業務を委託する3つのメリット
バックオフィス業務を委託するメリットは、以下の3つです。
1.人件費の削減ができる
2.業務改善ができる
3.バックオフィスの品質が上がる
それぞれのメリットを下記で解説します。
1.人件費の削減ができる
バックオフィス業務を外注する最も大きなメリットは人件費の削減です。国内企業は現在、深刻な人材不足と言われており、人手が足りていない企業が多くなってきています。今までは、人材不足の解決策として、パートや派遣社員の雇用などを行ってきましたが、人数が増えれば増えるだけ人件費がかかります。
単純な人件費だけでなく、業務で使用する機器やデスクなどの準備、福利厚生や採用費など、一人雇うだけでさまざまな費用が必要です。その点、バックオフィス業務を外部委託すれば、定額で業務をこなせます。どの委託業者もある程度のノウハウは持っていると期待できるため、新人教育にかけてきた費用も必要ありません。
以上のように、バックオフィス業務を外注するメリットとして人件費の削減が挙げられます。
2.業務改善ができる
2つ目のメリットは、業務改善ができることです。先述したように、現在の日本企業は深刻な人手不足に陥っています。そのため、本来は3人体制でやるべき業務を1人でこなしている企業も少なくありません。
バックオフィス業務を外部委託すれば、業務負担が減り、本来人員を割くべきところに社員を配置できます。結果として、業務の効率化・残業の削減などに繋がり、企業全体の業務改善が期待できます。
3.バックオフィスの品質が上がる
3つ目のメリットは、バックオフィスの品質が上がることです。バックオフィスの業務は一見、誰にでもできるものに感じるかもしれませんが、実際は多様な知識と経験が必要とされます。しかし現状では、必要とされる知識と経験が十分でない人員がバックオフィス業務を担うことが多いです。バックオフィス業務はコア業務とは異なり、企業内での優先度が低いこともあり、品質アップに向けた施策が行われるまでに時間がかかる場合もあります。
バックオフィスを外部委託すれば、バックオフィスに関する豊富な知識・経験を持つプロに業務を請け負ってもらえるため、結果として社内リソースを割かず、品質を高められます。
バックオフィス業務を委託する3つのデメリット
バックオフィス業務を委託するデメリットは、以下の3つです。
1.社内の人材が育ちにくくなる
2.情報漏洩のリスクが高まる
3.一部業務は準備する必要がある
それぞれのデメリットも下記でしっかり確認してください。
1.社内の人材が育ちにくくなる
バックオフィス業務を委託すると、社内にノウハウが蓄積されず、新たな人材が育ちにくくなります。委託先のプロのノウハウを獲得できるのでは？と思われがちですが、現状では、自社は受け身になりがちです。企業が積極的に行動しなくても品質の高い業務を遂行してくれるため、丸投げになってしまうパターンがほとんどと言えるでしょう。
以上のように、バックオフィス業務を委託すると、社内の人材が育ちにくくなるというデメリットがあります。
2.情報漏洩のリスクが高まる
バックオフィス業務を委託すると、自社で業務を完遂するよりも、情報漏洩のリスクが高まります。業務を委託する際には、会社に関する資料を今日する必要があり、中には、社内の機密情報が記載されているものもあります。
委託先の企業は、徹底したセキュリティ管理をしていることがほとんどとは言え、どんなきっかけで情報漏洩してしまうかわからない時代です。バックオフィス業務を委託する際には、情報漏洩のリスクもしっかり理解しておきましょう。
3.一部業務は準備する必要がある
業務を委託するとは言え、全ての業務を依頼できることは少ないです。通常、業務委託はオンラインや郵送を通じて業務を遂行し、コミュニケーションを行います。現在ではオンラインで完結する作業が多くなっていますが、依然として自社での手作業が求められる仕事もあるのが現状です。
業務委託できない例としては、
経理の小口現金管理
総務の来客対応
会議室の準備
などが挙げられます。また、紙ベースの資料を取り扱う場合には、資料の整理や郵送の準備も必要です。以上のように、委託する際には、一部業務は準備する必要があることもデメリットと言えます。
バックオフィス業務を委託する際のポイント
バックオフィス業務を委託する際のポイントは以下のとおりです。
依頼内容の明確化が必要
業者選びは慎重に行う
ポイントを押さえて、円滑な業務進行をしましょう。
依頼内容の明確化が必要
バックオフィス業務を外注する際は、依頼内容を明確化しましょう。特に、依頼する目的・業務範囲を明確にすることで、業務の進行が円滑になります。バックオフィスと一口に言っても、企業によって業務内容はさまざまです。依頼する前に、再度どの部分を外部委託したいのか？どの部分は自社で負担なく行えるのか？などを明確にすることで、不要な費用を削減できます。
バックオフィスの委託は、依頼する内容が多くなったり時間がかかったりするほど、費用が高くなる傾向があります。不要な費用をかけないためにも、依頼前にしっかり依頼内容を明確化しましょう。
業者選びは慎重に行う
バックオフィスの委託を外注する業者は、慎重に選びましょう。業者選びで見るポイントとしては、以下のようなものがあります。
セキュリティ体制が整っている
複数人で対応してくれる
外部委託をしていない
それぞれのポイントを下記で解説します。
セキュリティ体制が整っている
業者選びの際には、セキュリティ体制が整っているかどうかをしっかり見極めましょう。現在、情報セキュリティの重要性がますます高まっており、情報漏洩の事故が多く報告されています。業者の情報セキュリティのアプローチは多岐にわたりますが、単にプライバシーマークを持っているだけでは、完全に信用はしてはいけません。
情報資産を安全に保護し、管理するための仕組みが整っていることをしっかりと自分の目で確かめましょう。
複数人で対応してくれる
複数人で対応してくれる業者を選ぶことも重要です。中小企業では、経理や総務の業務を1人の担当者が行うケースが多いですが、急にその担当者が不在になるリスクは、業務を委託する側も委託される側も変わりません。委託先が担当業務を1人だけで遂行している場合、何か予期せぬ事態が発生した際の対処が難しくなります。
どれほど小さな業務であっても、複数人で対応してくれる業者を選ぶと、リスクを最小限に抑えられるでしょう。
外部委託をしていない
外部・再委託をしていない業者かどうかを見極めることも大切です。委託先する際に重要なこととして、委託先が約束した日程通りに正確なデータを提供してくれることです。ただし、外部・再委託された運用モデルでは、この目標を達成することが難しくなる可能性があります。
同時に、情報漏洩のリスクも高まります。そのため、自社内で業務を完結させる委託業者の方のほうが安心です。
多くの企業が、バックオフィス業務に関してリソースや専門知識の不足といった課題を抱えています。バックオフィス業務を外部委託すれば、自社の負担を最小限に抑えながら高品質な業務遂行が可能となります。さまざまなバックオフィスに関する課題も解消されるでしょう。
しかしながら、バックオフィス業務の委託には情報漏洩のリスクやすべての業務が委託可能でないというデメリットも存在します。注意深くデメリットを理解せずに業務を委託してしまうと、後にトラブルや業務ギャップが生じる可能性が高まります。バックオフィス業務のメリットやデメリット、適切な委託ポイントについてしっかりと把握し、サービスを効果的に活用してください。